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Politique de protection des données personnelles (RGPD) concernant STORE-POS / STORE-OFFICE FIDELITE

Date de dernière mise à jour : 25 mai 2018

Introduction

AEM Softs est engagé dans une démarche continue de conformité avec le Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016. Avec ce nouveau règlement, AEM Softs renforce sa politique de protection de données personnelles afin que les données des clients de nos clients soient collectées et utilisées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Politique de protection des données personnelles à partir du 25 mai 2018

Notre Politique de protection des données personnelles décrit la manière dont AEM Softs traite les données à caractère personnel des Clients à travers son logiciel d'encaissement et de facturation STORE-POS.

Identification des données stockées :

La solution STORE-POS stocke de façon permanente et sans aucune limitation de temps les informations suivantes :
- Le Chiffre d'affaire certifié NF-525 (CA TOTAL journée, Mois , année, grand Totaux perpétuels, Piste d'audit).
- Le Chiffre d'affaire financier du magasin de façon globale (CA Net, Taxables, TVA , annulations, retours, …)
- Le Chiffre d'affaire département du magasin de façon globale (CA Epicerie, liquide etc…).
- Les ventes d'articles agrégées par journées (total des ventes regroupées par articles, Qté, CA, Marge).
- Le Chiffre d'affaire par opérateur de caisse (Nombre de ventes, annulations, retours, remises etc…).
- La bande de contrôle de chaque terminal d'encaissement (détail de chaque ligne de vente du ticket de caisse), identification du code client, identification d'un client en cas d'émission de facture).

IMPORTANT :

Toutes les données évoquées ci-dessus sont inaltérables, et non modifiables, étant régies par la certification du logiciel à la marque NF525 (n° de certificat : B026).
Il est donc impossible à un utilisateur de supprimer l'identification d'un client dans une facture émise, cela étant interdit par la Certification NF525.

Concernant les clients non identifiés :


- en cas de paiement par Espèces, chèque , carte bancaire , CB sans Contact, AMEX, etc…

  1. → Aucune données n'est stockée dans le système de caisse.

- Le ticket Commerçant d'un paiement carte bancaire, est chiffré par un cryptage asymétrique.
- Le ticket Client d'un paiement carte bancaire, n'est pas chiffré afin de pouvoir réimprimer un duplicata.
- La durée de conservation du fichier contenant le ticket commerçant + ticket client d'un paiement par carte est de : 60 jours (valeur paramétrable).

Concernant les clients identifiés (cas des clients 'encartés' avec STORE-OFFICE FIDELITE) :


- Le magasin peut demander les informations suivantes à ses clients :
- Identité : (civilité, nom , prénom, adresse , téléphone, adresse, email, numéro de téléphone portable).
- Ces données ne sont en aucun cas obligatoire, un client peut être identifié seulement dans le système de fidélité simplement par son identifiant de carte fidélité.
- une bouton de fonction dans la fenêtre client du logiciel STORE-POS et/ou STORE-OFFICE FIDELITE permet d'anonymiser le client.
- Toutes les informations concernant ce client seront neutralisées :

  1. Le nom du client devient : “Client supprimé le <date de suppression>”.
  2. l'utilisateur est alerté par un message en cas de solde sur le compte client.


Concernant les clients en facturation fin de mois (relevé de factures) :


- Le magasin demande les informations suivantes à ses clients :
- Identité : (civilité, nom , prénom, adresse , téléphone, adresse, email, numéro de téléphone portable).
- Ces données servent à produire des factures aux clients avec ses coordonnées en entête.
- La caisse demandera le Code Postal et NOM du client de façon obligatoire,si ces données n'ont pas été saisies dans la fiche Client.
- si le tiers est une société, le numéro de TVA est également demandé à la caisse au moment de la facturation (de façon optionnelles) si ces données n'ont pas été saisies dans la fiche Client.

- une bouton de fonction dans la fenêtre client du logiciel STORE-POS permet d'anonymiser le client.
- Toutes les informations concernant ce client seront neutralisées :

  1. Le nom du client devient : “Client supprimé le <date de suppression>”.
  2. l'utilisateur est alerté par un message en cas de solde différent de 0 sur le compte client.


Important :
- Toute facture émise ne peut être neutralisé, les coordonnées fournies par un client Avant l'anonymisation ne peuvent être neutralisées.
- Une copie PDF est produite par le logiciel dans le répertoire D:\AEMSOFTS\STORE-POS\DATA\PDF\FACTURE.
- Etant des pièces comptables, Ces factures ne peuvent ni être modifiées, ni anonymisées.

Les données sont-elles partagées avec des tiers ?


- Les données personnelles concernant les clients ne sont pas collectées par AEM-Softs.
- Pour les clients reliées à une centrale d'achat, les journaux de caisses peuvent être remontés à la centrale d'achat, pour des besoins de statistiques, ou d'analyse de fréquentation / assortiments vendus.
- Dans ce cas, Le magasin doit prendre contact avec sa centrale d'achat, afin de connaître l'utilisation de ces données, et la mise en conformité en regard de la norme RGPD.
- AEM Softs ne serait en aucun cas , être tenu pour responsable de l'utilisation de ces données.

Quels sont les droits des clients de vos magasins (vos obligations) ?


Conformément à la réglementation en vigueur les Utilisateurs de notre plateforme disposent des droits suivants :

  droit d'accès et de rectification ;
  de mise à jour, de complétude des données Utilisateurs ;
  droit de verrouillage ou de suppression des données des Utilisateurs à caractère personnel, lorsqu'elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
  droit de retirer à tout moment un consentement ;
  droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs ;
  droit d'opposition aux traitement des données personnelles ;
  droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l'objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou un contrat.

Enfin les Utilisateurs d'AEM Softs peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr:fr/plaintes)

Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions ou des besoins d'eclaircicement sur le stockage des données ou si vous souhaitez faire part à AEM Softs de recommandations ou des commentaires visant à améliorer notre Politique de protection des données personnelles,
vous pouvez envoyer un email à l'adresse :donneespersonnelles@aemsofts.com
ou adresser un courrier à l'adresse suivante :
AEM Softs
Parc Technologique des Fontaines
Cidex 08G
38190 BERNIN
France.

clients/protectiondesdonneesstorepos.txt · Dernière modification: 2020/01/21 13:02 par o.raffy