Date de dernière mise à jour : 25 mai 2018

AEM Softs est engagé dans une démarche continue de conformité avec le Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016. Avec ce nouveau règlement, AEM Softs renforce sa politique de protection de données personnelles afin que les données des clients de nos clients soient collectées et utilisées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Notre Politique de protection des données personnelles décrit la manière dont AEM Softs traite les données à caractère personnel des Clients à travers son logiciel d'encaissement et de facturation STORE-POS.

La solution STORE-POS stocke de façon permanente et sans aucune limitation de temps les informations suivantes :
- Le Chiffre d'affaire certifié NF-525 (CA TOTAL journée, Mois , année, grand Totaux perpétuels, Piste d'audit).
- Le Chiffre d'affaire financier du magasin de façon globale (CA Net, Taxables, TVA , annulations, retours, …)
- Le Chiffre d'affaire département du magasin de façon globale (CA Epicerie, liquide etc…).
- Les ventes d'articles agrégées par journées (total des ventes regroupées par articles, Qté, CA, Marge).
- Le Chiffre d'affaire par opérateur de caisse (Nombre de ventes, annulations, retours, remises etc…).
- La bande de contrôle de chaque terminal d'encaissement (détail de chaque ligne de vente du ticket de caisse), identification du code client, identification d'un client en cas d'émission de facture).

IMPORTANT :

Toutes les données évoquées ci-dessus sont inaltérables, et non modifiables, étant régies par la certification du logiciel à la marque NF525 (n° de certificat : B026).
Il est donc impossible à un utilisateur de supprimer l'identification d'un client dans une facture émise, cela étant interdit par la Certification NF525.

- en cas de paiement par Espèces, chèque , carte bancaire , CB sans Contact, AMEX, etc…

1. → Aucune données n'est stockée dans le système de caisse.
   

- Le magasin peut demander les informations suivantes à ses clients :
- Identité : (civilité, nom , prénom, adresse , téléphone, adresse, email, numéro de téléphone portable).
- Ces données ne sont en aucun cas obligatoire, un client peut être identifié seulement dans le système de fidélité simplement par son identifiant de carte fidélité.
- une bouton de fonction dans la fenêtre client du logiciel STORE-POS et/ou STORE-OFFICE FIDELITE permet d'anonymiser le client.
- Toutes les informations concernant ce client seront neutralisées :

1. Le nom du client devient : “Client supprimé le <date de suppression>”.
   
2. l'utilisateur est alerté par un message en cas de solde sur le compte client.
   

- Le magasin demande les informations suivantes à ses clients :
- Identité : (civilité, nom , prénom, adresse , téléphone, adresse, email, numéro de téléphone portable).
- Ces données servent à produire des factures aux clients avec ses coordonnées en entête.
- La caisse demandera le Code Postal et NOM du client de façon obligatoire,si ces données n'ont pas été saisies dans la fiche Client.
- si le tiers est une société, le numéro de TVA est également demandé à la caisse au moment de la facturation (de façon optionnelles) si ces données n'ont pas été saisies dans la fiche Client.

- une bouton de fonction dans la fenêtre client du logiciel STORE-POS permet d'anonymiser le client.
- Toutes les informations concernant ce client seront neutralisées :

1. Le nom du client devient : “Client supprimé le <date de suppression>”.
   
2. l'utilisateur est alerté par un message en cas de solde différent de 0 sur le compte client.
   

Important :
- Toute facture émise ne peut être neutralisé, les coordonnées fournies par un client Avant l'anonymisation ne peuvent être neutralisées.
- Une copie PDF est produite par le logiciel dans le répertoire D:\AEMSOFTS\STORE-POS\DATA\PDF\FACTURE.
- Etant des pièces comptables, Ces factures ne peuvent ni être modifiées, ni anonymisées.

- Les données personnelles concernant les clients ne sont pas collectées par AEM-Softs.
- Pour les clients reliées à une centrale d'achat, les journaux de caisses peuvent être remontés à la centrale d'achat, pour des besoins de statistiques, ou d'analyse de fréquentation / assortiments vendus.
- Dans ce cas, Le magasin doit prendre contact avec sa centrale d'achat, afin de connaître l'utilisation de ces données, et la mise en conformité en regard de la norme RGPD.
- AEM Softs ne serait en aucun cas , être tenu pour responsable de l'utilisation de ces données.

Le logiciel STORE-POS effectue des sauvegarde de données quotidiennement applique les mesures de sécurité technologiques et organisationnelles généralement reconnues afin que les données à caractère personnel recueillies ne soient, ni perdues, ni détournées, ni consultées, ni modifiées ni divulguées par des tiers non autorisés sauf si la communication de ces données est imposée par la réglementation en vigueur, notamment à la requête d'une autorité judiciaire, de police, de gendarmerie ou de toute autre autorité habilitée par la loi.

La sécurité des données personnelles dépend également des Utilisateurs. Les Utilisateurs qui sont membres d'AEM Softs s'engagent à conserver la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe. Les membres s'engagent également à ne pas partager leur compte et à déclarer à AEM Softs toute utilisation non autorisée dudit compte dès lors qu'ils en ont connaissance.

Les données à caractère personnel communiquées par les Utilisateurs d'AEM Softs seront supprimés à l'issue d'une certaine période et selon les données traitées.

Afin de permettre aux membres de récupérer leur compte en cas d'oubli de mot de passe après une période prolongée sans connexion au Site, votre e-mail est conservé par sécurité. Il est néanmoins possible de le supprimer en modifiant les informations de son profil sur la section « Mon compte » du Site.

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.

  a. En ce qui concerne les parcours non-diplômants vos données personnelles sont archivées à l'issue des périodes suivantes :
      5 ans après votre dernière utilisation de notre plateforme, si vous n'avez pas fermé votre compte ;
      Dans l'hypothèse où votre compte a été suspendu ou bloqué, nous conservons vos données pour une durée de 2 ans à compter de la suspension afin d'éviter tout contournement de votre part des règles en vigueur sur notre plateforme.

  b. En ce qui concerne les parcours diplômants nous conservons vos données personnelles pour la plus longue des durées légales et réglementaires applicables ou une autre durée compte tenu des contraintes opérationnelles telle qu'une bonne tenue du dossier étudiant, une gestion efficace de la relation étudiants et les réponses aux demandes du Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP).

Lorsque vous utilisez des réseaux sociaux et des services ou applications d'AEM Softs en relation avec des réseaux sociaux, cela est susceptible d'entraîner une collecte et un échange de certaines données entre les réseaux sociaux et AEM Softs.

Nous ne sommes pas responsables de l'utilisation qui est faite de vos données par les réseaux sociaux pour leur propre compte. Vous avez la possibilité de paramétrer et contrôler directement sur les réseaux sociaux l'accès et la confidentialité de vos données.

Nous mettons à disposition de nos étudiants une plateforme “Workplace” qui a été mise à disposition par Facebook permettant à nos étudiants de partager des informations pour la recherche d'un emploi. Les commentaires sur Workplace sont la propriété d'AEM Softs, nous avons la possibilité de les modifier, les effacer ou les exporter à tout moment.

Conformément à la réglementation en vigueur les Utilisateurs de notre plateforme disposent des droits suivants :

  droit d'accès et de rectification ;
  de mise à jour, de complétude des données Utilisateurs ;
  droit de verrouillage ou de suppression des données des Utilisateurs à caractère personnel, lorsqu'elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
  droit de retirer à tout moment un consentement ;
  droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs ;
  droit d'opposition aux traitement des données personnelles ;
  droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l'objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou un contrat.

Si vous souhaitez savoir comment AEM Softs utilise ces données personnelles, demander à les rectifier ou s'opposer à un traitement vous pouvez envoyer un email à l'adresse donneespersonnelles@aemsofts.com ou adresser un courrier à l'adresse suivante : AEM Softs - Parc Technologique des Fontaines - Cidex 08G 38190 BERNIN- France. Enfin les Utilisateurs d'AEM Softs peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr:fr/plaintes)

Vos requêtes seront traitées sous 30 jours. En complément de votre demande, nous vous demanderons de joindre une photocopie d'un justificatif d'identité afin que AEM Softs puisse vérifier votre identité.

Si vous avez des questions ou des réclamations ou si vous souhaitez faire part à AEM Softs de recommandations ou des commentaires visant à améliorer notre Politique de protection des données personnelles,
vous pouvez envoyer un email à l'adresse :donneespersonnelles@aemsofts.com
ou adresser un courrier à l'adresse suivante :
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Parc Technologique des Fontaines
Cidex 08G
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